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Procedimiento Para Evaluación y Reevaluación de Proveedores

1. OBJETIVO

Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación y reevaluación de los proveedores de productos y servicios de la ESE Municipal de Villavicencio.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

El procedimiento inicia con la definición de los criterios de evaluación y reevaluación de los proveedores y finaliza con la calificación de los mismos y la identificación de las necesidades de mejoramiento de los proveedores.

El Almacenista es responsable de consolidar la información relacionada con la evaluación y reevaluación de los proveedores; así como de la calificación específica de oportunidad en la entrega de los productos y el ítem de atención al cliente.

El supervisor del contrato es responsable de evaluar al proveedor frente al cumplimiento de la facturación con relación a los valores pactados en el contrato. Así mismo si el proveedor es de servicios, el supervisor del contrato de evaluar la oportunidad en la entrega de los servicios.

El usuario final o solicitante, es responsable de evaluar la calidad de los productos y/o servicios, identificando si cumple satisfactoriamente con los requisitos establecidos para su uso.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

Proveedor: Persona Natural ó Jurídica que suministra un bien o servicio.

Evaluador: Es la persona que desempeña las tareas referentes al proceso de evaluación y reevaluación de proveedores.

Evaluación / Reevaluación de Proveedores: Proceso de asignación de una calificación cualitativa, basada en los criterios definidos por la organización como claves en la adquisición de productos y/o servicios.

4. MARCO NORMATIVO

Norma ISO 9001:2008; numeral 7.4.

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano.

  • Profesional Universitario Grado I - Almacén
  • Gerencia
  • Subdirección Administrativa
  • Subdirección Científica

5.2 Maquinaria y Tecnología.

  • Equipo de cómputo

5.3 Materiales o Logísticos.

  • Papelería y elementos de oficina

5.4 Metodológicos.

  • Formato para la evaluación y reevaluación de los proveedores

5.5 Medio Ambiente.

  • Sede Administrativa

6. GENERALIDADES

6.1 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

  • Una vez que se ha iniciado la relación comercial con un proveedor, se evalúan los criterios de entrega y cumplimiento cada seis meses. Los criterios para la evaluación de los proveedores son los siguientes:

CRITERIO

RESPONSABLE DE EVALUACIÓN

RANGOS DE CALIFICACIÓN

CALIDAD:

Características del bien para satisfacer al usuario

- Solicitante del bien o servicio

- Usuario Final

BUENO

Cumple con los requisitos solicitados

REGULAR

Cumple parcialmente con los requisitos

MALO

No cumple con los requisitos solicitados

PRECIO:

Valor pactado vs facturado

- Supervisor del Contrato

BUENO

Factura de acuerdo con lo estipulado en el contrato

REGULAR

Cuando se requieren adicionales factura a precios mayores a los estipulados en el contrato

MALO

No cumple con los valores pactados en el contrato

OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA:

Puntualidad y Cumplimiento en las Fechas Programadas para las Entregas

- Almacenista para proveedores de producto

- Supervisor de contrato para proveedores de servicio

BUENO

Siempre entrega en los tiempos estipulados

REGULAR

Presenta demoras ocasionales

MALO

Nunca se cumplen los tiempos pactados

SERVICIO AL CLIENTE:

Atención prestada por el personal durante la relación comercial

- Almacenista

BUENO

Ofrecen soporte y garantía

REGULAR

Ofrecen soporte y garantía parcial

MALO

No ofrecen soporte ni garantía

Cuando un proveedor obtenga resultados en Regular y Malo, se oficiará al mismo solicitando corregir sus fallas, para ello se envía por escrito las deficiencias y observaciones que se hayan detectado durante el periodo de evaluación.

6.2 REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La reevaluación de los proveedores se realiza cuando el contrato ha sido culminado. Se aplican los mismos criterios de la evaluación.

CRITERIO

RESPONSABLE DE EVALUACIÓN

RANGOS DE CALIFICACIÓN

CALIDAD:

Características del bien para satisfacer al usuario

- Solicitante del bien o servicio

- Usuario Final

BUENO

Cumple con los requisitos solicitados

REGULAR

Cumple parcialmente con los requisitos

MALO

No cumple con los requisitos solicitados

PRECIO:

Valor pactado vs facturado

- Supervisor del Contrato

BUENO

Factura de acuerdo con lo estipulado en el contrato

REGULAR

Cuando se requieren adicionales factura a precios mayores a los estipulados en el contrato

MALO

No cumple con los valores pactados en el contrato

OPORTUNIDAD EN LA ENTREGA:

Puntualidad y Cumplimiento en las Fechas Programadas para las Entregas

- Almacenista para proveedores de producto

- Supervisor de contrato para proveedores de servicio

BUENO

Siempre entrega en los tiempos estipulados

REGULAR

Presenta demoras ocasionales

MALO

Nunca se cumplen los tiempos pactados

SERVICIO AL CLIENTE:

Atención prestada por el personal durante la relación comercial

- Almacenista

BUENO

Ofrecen soporte y garantía

REGULAR

Ofrecen soporte y garantía parcial

MALO

No ofrecen soporte ni garantía

Cuando un proveedor obtenga resultados en Regular y Malo, de manera reincidente se informará de la situación al supervisor del contrato y al Comité de Compras para evaluar la pertinencia de continuar o desistir de relaciones comerciales con dicho proveedor.

6.3 ANALISIS DE DATOS DE PROVEEDORES

La información de los resultados de las evaluaciones y reevaluaciones de cada proveedor será almacenada por el Almacenista, con el fin de analizar el desempeño de los mismos de manera permanente.

Fecha de publicación 03/10/2012



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Fecha Ultima Actualización: 10/08/2018
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